Innehåll i steg 3:
Mot bakgrund av behoven och hur kommunen fyller behoven (beskrivet i steg 2) kan förfrågningsunderlaget formuleras.
Förfrågningsunderlaget ska innehålla alla uppgifter som företagshälsovårdsföretaget behöver för att kunna lämna ett anbud med god kvalitet till kommunen. Det är därför viktigt att förfrågnigsunderlaget är klart och tydligt formulerat.
I förfrågningsunderlaget ska klart framgå vilka mål kommunen har med sitt arbetsmiljö- och hälsoarbete och hur man vill arbeta och samverka för att nå målen.
Förfrågningsunderlaget bör uppta följande områden:
- Allmän information
- Administrativa bestämmelser
- Kravspecifikation
- Kommersiella villkor
- Uteslutningskriterier - krav som skall vara uppfyllda, "skallkrav"
- Kvalifikationskrav - utvärderingskriterier för att kunna rangordna anbuden
Skallkraven måste uppfyllas för att anbudsgivaren inte ska uteslutas vid upphandlingen.
Kvalifikationskraven eller utvärderingskriterier ligger till grund för kommunens bedömning av kvalitet och mervärde i de olika anbuden.
Exempel på skallkrav är:
- Kompetensområden t ex företagsläkare, företagssköterska, företagssjukgymnast, arbetsmiljöingenjör, beteendevetare.
- Tjänster som skall kunna utföras t ex Arbeta efterhjälpande, förebyggande och hälsofrämjande på de olika nivåerna individ, grupp och organisation.
- T.ex Biträda med systematiskt arbetsmiljöarbete, genomföra konsekvensbedömning vid olika förändringar, arbeta med rehabiliteringens alla faser, utbilda chefer i ett hälsofrämjande ledarskap, beräkna kostnaderna och intäkter för olika arbetsmiljöåtgärder, ansvara för nyhetsbevakning inom området arbetsmiljö och hälsa.
- Fler exempel på skall-krav i fördjupningen.
- Leveranskapacitet t ex Hur många utbildningar, rehabilteringar eller arbetsmiljökartläggningar klarar man att genomföra under en given tidsperiod.
- Tillgänglighet och samarbetsformer Öppettider, kontaktvägar, kontaktpersoner och ansvariga från företagshälsovården, beredskap för hantering av krissituationer, telefonrådgivning mm.
- Rutiner för återkoppling enligt kommunens önskemål.
- Debiteringssätt enligt kommunens önskemål.
Kvalifikationskraven eller utvärderingskriterierna skall vara formulerade så att de kan bedömmas och rangordnas. Upphandlingsunderlaget ska beskriva vilka utvärderingskriterier som kommunen kommer att ta hänsyn till.
De olika kriterierna ska ges en vikt eller rangordning som tydligt framgår av underlaget. Genom det ger kommunen en klar bild av vilka kvaliteter den eftersträvar och som bör uppnås. Samtidigt underlättas bedömningen av de inkomna offerterna.
Annonsering och utskick av förfrågningsunderlag ska följa reglerna för upphandling.
