Förfrågningsunderlagets funktion
Ett förfrågningsunderlag måste formuleras oavsett om huvudmannen väljer att upphandla enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) eller enligt den nya lagen om valfrihetssystem (LOV). Många krav är dessamma enligt de två lagarna, bland annat krävs annonsering, att anbud kommer in, att det finns någon form av kvalificeringsfas samt att ett avtal skrivs. Möjlighet till överprövning ges också enligt båda lagarna. Det som skiljer är bland annat att LOV kräver: Löpande annonsering, att alla anbudsgivare som uppfyller kraven ska antas, att ersättningen följer brukarens/medborgarens val, att det ställs krav på information till medborgarna för att möjliggöra ett medvetet val. Enligt LOV ställs även krav på ett i förväg bestämt ickevalsalternativ.
Förfrågningsunderlaget är det skriftliga underlag för anbud, som en upphandlande enhet tillhandahåller en leverantör. Av förfrågningsunderlaget ska det framgå samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Alla villkor som man vill ha in i det slutliga avtalet ska klart framgå av förfrågningsunderlaget.
Detta är viktigt även vid upphandlingar där förhandling med anbudsgivare är tillåten och där den upphandlande enheten har för avsikt att förhandla med en eller flera anbudsgivare. Förhandling är till exempel möjligt vid upphandling av vårdtjänster. Vid upphandling av så kallade A-tjänster finns ingen möjlighet till förhandling. Om resultatet av en förhandling avviker från de krav som ställts i förfrågningsunderlaget riskerar man att komma i konflikt med lagen om offentlig upphandling, LOU.
Det är viktigt att observera att det är i samband med utformningen av förfrågningsunderlaget, snarare än vid utformningen av det slutliga avtalet, som det är möjligt för politiker, användare och andra intressenter att påverka innehållet i den upphandlade tjänsten. Innehållet i förfrågningsunderlaget är avgörande för möjligheten att styra verksamheten under avtalets giltighetstid. Det gäller till exempel kvalitetskrav, ambitionsnivåer och policys som ska tillämpas inom verksamheten, former för uppföljning av den upphandlade tjänsten, modeller för ersättning, sanktioner eller belöningar.
Förfrågningsunderlaget lägger grunden för möjligheten att styra verksamheter som läggs ut på entreprenad, till exempel hemtjänst, äldreboenden och vårdcentraler. Av detta följer att utövandet av politisk styrning av verksamheter som upphandlas kan utövas i huvudsak genom de villkor som bestäms när förfrågningsunderlaget fastställs. Det går inte att komma med de politiska kraven i efterhand.
Mot denna bakgrund är det angeläget att den upphandlande enheten skapar klarhet kring vilka aktörer som ska medverka vid upprättandet av förfrågningsunderlaget. Även i vilka skeden dessa ska komma in i processen samt i vilken instans som beslut om förfrågningsunderlaget fattas. Vi har sammanställt en Checklista förfrågningsunderlag enligt LOU.
Checklista Förfrågningsunderlag enligt LOU
