Checklista förfrågningsunderlag enligt LOU

25 Frågor att ta ställning till:

1. Har innehållet i relevanta policydokument beaktats?

Policydokument såsom miljöpolicy kan lätt glömmas bort.

2. Har möjligheterna att förkorta anbudstiden enligt LOU 8 kap. 5 – 6 §§ beaktats?

Anbudstidens längd är bland annat beroende av vilken upphandlingsform som används.  Notera att det finns regler om förkortning av anbudstiden i LOU 8 kap., till exempel LOU 8:5 och 8:6 vid användning av elektroniska medel.

3. Kan anbudet undertecknas av person med ställningsfullmakt? 

Skriv inte gärna att anbudet måste undertecknas av behörig firmatecknare utan hellre att anbudet ska undertecknas av behörig företrädare. Den senare skrivningen inkluderar en större krets, bland annat personer som har ställningsfullmakt att företräda leverantörsföretaget.

4. Är anbudens giltighetstid tillräcklig?

Det är viktigt att ha tid för utvärdering och en eventuell överprövning utan att anbudens giltighetstid hinner gå ut. Samtidigt kan man inte kräva att anbudsgivaren är bunden vid sitt anbud en alltför lång tid. Ett krav att anbudsgivaren ska vara bunden vid sitt anbud i fem månader efter sista anbudsdag torde vara rimligt.

5. Är alla laghänvisningar korrekta?

Vi har sedan den 1 januari 2008 nya lagar om offentlig upphandling. Det är också viktigt att vara klar över om det är lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) eller lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster som ska tillämpas på upphandlingen (LUF).

6. Har LOU:s regler om bevismedel beaktats?

Notera att man vid upphandling enligt LOU bara får kräva in sådana bevis som styrker leverantörens tekniska kapacitet som räknas upp i LOU 11:11.

7. Finns det anledning att använda regeln om begränsad kontroll (fr.o.m. 2010-07-15)?

Den 15 juli 2010 kommer en ny regel att gälla som innebär att den upphandlande myndigheten kan begränsa kontrollen av bevis på leverantörens lämplighet till den anbudsgivare som vunnit upphandlingen alternativt de anbudssökande som ska bjudas in till anbudsgivning. Avsikten är att minska leverantörernas men också den upphandlande myndighetens administrativa börda. Risken att behöva förkasta anbud för att det saknar någon handling minskar också.

8. Upprepas samma information på flera ställen i förfrågningsunderlaget?

Samma information bör inte upprepas flera gånger i förfrågningsunderlaget. En anledning till detta är att man bör hålla nere textmassan så förfrågningsunderlaget inte blir onödigt svårgenomträngligt. En annan anledning är att informationen kanske formuleras på olika sätt och därmed också kan tolkas på olika sätt. En ambition att vara övertydlig skulle i så fall leda till att förfrågningsunderlaget i stället blir mångtydigt och svårtolkat.

9. Har små leverantörers möjlighet att delta i upphandlingen beaktats?

Det finns olika sätt att tillvarata små leverantörers möjligheter att delta i upphandlingen. Förfrågningsunderlaget bör t.ex. innehålla proportionerliga krav på ekonomisk och teknisk kapacitet. Här får man inte glömma att en anbudsgivare har rätt att åberopa ett annat företags kapacitet (LOU 11:12 och LUF 11:5). Ett annat sätt att underlätta för små leverantörer att delta är att göra det möjligt att lämna anbudet som endast avser en del av uppdraget. Små leverantörer har normalt inte tid att besvara omfattande förfrågnings­under­lag eller sätta sig in i komplicerade utvärderingsmodeller. Ett bra tips är därför att försöka hålla nere förfrågningsunderlagets omfång och svårighetsgrad samt begränsa kraven på dokumen­tation som anbudsgivaren måste uppfylla.

10. Är kraven i kravspecifikationen relevanta och aktuella?

I många branscher sker det en snabb produktutveckling. Man bör därför inte okritiskt återanvända gamla förfrågningsunderlag. Upphandlingen bör alltid föregås av en mer eller mindre ingående förstudie där man skaffar sig nödvändiga kunskaper om den vara, tjänst eller entreprenad man ska upphandla så att kravspecifikationen blir aktuell och relevant.

11. Har nystartade eller nybildade företags möjligheter att delta beaktats?

Nystartade leverantörsföretag har av naturliga skäl svårt att uppfylla krav på tidigare utförda uppdrag eller referenser. Man kan komma runt det till exempel genom att låta nystartade företag eller företag som vill utvidga sitt verksamhetsområde lämna bevis på tidigare utförda uppdrag där företagets företrädare eller nyckelpersonal har haft en viktig roll.

12. Finns det information om avropsordning alternativt förnyad konkurrensutsättning (endast ramavtal)?

Om man upphandlar ett ramavtal med flera leverantörer enligt LOU så måste man välja en av två modeller. I båda fallen måste antalet leverantörer vara minst tre om detta är möjligt (se LOU 5:5). Enligt den ena modellen måste man först höra med den leverantör som lämnat det bästa anbudet. Bara om den leverantören inte kan leverera får man gå vidare till nästa i avropsordningen (se LOU 5:6). Enligt den andra modellen ska den upphandlande myndigheten göra en så kallad förnyad konkurrensutsättning där samtliga leverantörer som kan genomföra kontraktet får möjlighet att lämna anbud (se LOU 5:7). Det bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget hur avrop kommer att ske. Det är osäkert om man får kombinera modellerna i samma ramavtal, t.ex. så att den ena modellen gäller för leveranser under visst värde och den andra modellen för leveranser över detta värde.

13. Finns det en volymuppskattning?

Upphandlar man ramavtal bör man göra en volymuppskattning, dvs. en uppskattning av hur mycket man kommer att köpa på avtalet. Denna volymuppskattning bör också anges i förfrågningsunderlaget. Det finns flera skäl till detta. Leverantörerna vill gärna veta hur stort värde avtalet kommer att ha så de vet om det är lönt att lägga ner tid på att lämna anbud, eller om de har tillräckligt med resurser för att kunna leverera. Volymuppskatt­ningen är också viktig för att veta vilken upphandlingsform som får användas, t.ex. öppen eller förenklad upphandling.

14. Är skall-kraven (dvs. de krav som måste uppfyllas för att anbudet inte ska förkastas) tydligt markerade?

Anbud som inte uppfyller ett skall-krav blir normalt förkastat. Det är därför olyckligt om en anbudsgivare missar att besvara ett skall-krav som anbudsgivaren i och för sig kan uppfylla. Skall-kraven bör därför vara tydligt markerade, t.ex genom att skall skrivs i fetstil (skall). Skall-kraven bör också samlas under vissa rubriker och inte spridas ut på olika ställen i förfrågningsunderlaget. Man kan också ha en checklista som hjälper anbudsgivaren att inte missa något skall-krav. Kan skall-kravet uppfyllas på olika sätt bör detta framgå av förfrågningsunderlaget, t.ex. genom att annan likvärdig rutin eller annat likvärdigt bevis godtas. Ett gott råd är också att vara sparsam med skall-krav (se informationstext till nästa fråga). En upphandlande myndighet har visserligen stor frihet att välja vilka krav och kriterier man vill ställa i en upphandling. Men när man väl har bestämt vilka krav man vill ställa och sänt ut förfrågningsunderlaget har man i princip inte rätt att frångå dessa vid anbudsutvärderingen. Enligt huvudregeln ska anbud som inte uppfyller ett eller flera skall-krav förkastas. Skall-krav bör därför väljas ut med urskillning och utformas på ett genomtänkt sätt så inte anbud måste förkastas i onödan.

15. Finns det skall-krav som onödigt kan försvåra för leverantörer att delta?

Undvik skall-krav som är oproportionerliga eller onödigt administrativt betungande såsom olika blanketter som ska fyllas i och kopior på allsköns handlingar som ska bifogas anbudet 8se även informationstext till föregående fråga).

16. Är kravet på prisuppgift tydligt formulerat?

Det är viktigt att de prisuppgifter som finns i anbuden är fullt ut jämförbara. Förfrågningsunderlaget bör därför tydligt ange vilka prisuppgifter som anbudet skall innehålla och – det är fråga om flera prisuppgifter – också förklara hur dessa kommer att vägas samman i prisutvärderingen. Det bör t.ex. framgå vilka kostnader som ska ingå i anbudspriset och vilka som ligger utanför och ersätts i särskild ordning.

17. Ska anbudet innehålla en eller flera prisuppgifter?

Om anbudet skall innehålla flera prisuppgifter så måste det också framgå hur dessa priser kommer att vägas samman och utvärderas.

18. Ska det vara med särskilda miljökrav? Vad säger miljöpolicyn? Har Miljöstyrningsrådets verktyg använts?

En kommuns eller ett landstings policydokument kan lätt glömmas bort. Det är därför viktigt att alltid kontrollera att förfrågningsunderlaget tar hänsyn till den upphandlande myndighetens policy i olika frågor, t.ex. miljöpolicyn. På Miljöstyrningsrådets hemsida kan man få hjälp att formulera bra miljökrav och kriterier beroende på vad man upphandlar.

Miljöstyrningsrådet (öppnas i nytt fönster)

19. Har policy att ha med en antidiskrimineringsklausul eller ta annan social/etisk hänsyn beaktats?

En kommuns eller ett landstings policydokument kan lätt glömmas bort. Det är därför viktigt att alltid kontrollera att förfrågningsunderlaget tar hänsyn till den upphandlande myndighetens policy i olika frågor, t.ex. policy att ha med antidiskrimineringsklausuler, särskilt i tjänsteupphandlingar, eller policy att ställa etiska krav i upphandlingar av varor.

20. Finns det en tydlig åtskillnad mellan kvalificering och utvärdering?

Enligt LOU och LUF 11 kap. 1 § skall den upphandlande myndigheten först kvalificera anbudsgivaren innan den utvärderar anbudet mot utvärderingskriterierna i förfrågnings­underlaget. Kvalificering och utvärdering är alltså två skilda moment som inte får sammanblandas, i vart fall inte i upphandlingar över tröskelvärdena. Det är också olika regler som gäller för kvalificering respektive i utvärdering. Kvalificering av en anbuds­givare avser egenskaper i anbudsgivarens företag, t.ex. företagets ekonomi, erfarenhet eller resurser i övrigt. Faktorer som rör anbudsgivarens ekonomi, erfarenhet eller resurser i övrigt får alltså inte ingå i utvärderingen. Det är ett mycket vanligt fel att man har utvärderingskriterier som innebär att anbudet t.ex. får poäng beroende på hur stark eko­nomi anbudsgivaren har eller hur många liknande uppdrag som anbudsgivaren tidigare har utfört (anbudsgivarens erfarenhet). Sådana utvärderingskriterier avser leverantörs­kvalificeringen. Utvärderingskriterier får endast avse egenskaper i anbudet, dvs. det erbjudande som anbudsgivaren lämnar. I LOU och LUF 12 kap. 1 § andra stycket finns en icke-uttömmande uppräkning över tillåtna utvärderingskriterier. Exempel på tillåtna utvärderingskriterier är pris, kvalitet, driftskostnader, funktion och miljöegenskaper. Referenser kan visserligen avse ett leverantörsföretags erfarenhet men anses ändå vara ett tillåtet utvärderingskriterium under förutsättning att referenstagningen avser att utvärdera den kvalitet som anbudsgivaren erbjuder, dvs. hur väl denne utfört liknande uppdrag. Enbart en förteckning över utförda uppdrag är alltså inte ett godtagbart utvärderingskriterium.

21. Framgår det hur bör-kraven beaktas i utvärderingen?

I upphandlingssammanhang brukar man tala om skall- och bör-krav. Skall-krav är obligatoriska krav som måste uppfyllas. I annat fall blir anbudet förkastat. Bör-krav, å andra sidan, har betydelse i utvärderingen av anbuden enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga. Ett anbud som inte uppfyller ett bör-krav blir inte förkastat men får inte lika mycket poäng i utvärderingen. Hur många poäng anbudet tappar är beroende på hur tungt bör-kravet är viktat. Det är mycket vanligt förekommande fel att förfrågningsunderlaget innehåller bör-krav utan att det framgår hur uppfyllelse av dessa bör-krav påverkar utvärderingen. Förfrågningsunderlaget måste därför innehålla information om hur alla angivna bör-krav kommer att beaktas i utvärderingen, t.ex. genom att det finns ett utvärderingskriterium som motsvarar bör-kravet eller bör-kraven.

22. Finns det ett referenskriterium och är det korrekt utformat?

Det råder en stor osäkerhet angående hur man får beakta referenser i utvärderingen av anbud enligt principen ”det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet”. Domstolarna torde vara överens om att referenser får beaktas i utvärderingen men har i flera domar underkänt upphandlingar med motiveringen att dessa innehållit ett referenskriterium som avsett leverantörens förmåga att utföra uppdraget och inte den kvalitet han erbjuder i anbudet. Referenskriteriet ska betygsätta kvaliteten i anbudet och inte leverantören som företag. Det bör därför tydligt framgå att referenskriteriet avser att bedöma den kvalitet som erbjuds och inte anbudsgivarens kvalifikationer. Ett referenskriterium skulle kunna utformas i stil med: ”Referenstagningen avser att pröva hur troligt det är att leverantören kommer att leverera den kvalitet som utlovas i anbudet”.

23. Är utvärderingskriterierna i övrigt tydligt utformade? 

Utvärderingskriterierna bör vara utförligt formulerade och inte bara enstaka ord såsom ”Kvalitet” eller ”Referenser”. Av utvärderingskriteriet bör framgå vad som värderas så inte leverantörerna behöver gissa sig till vad den upphandlande myndigheten vill ha. Exempel på tydliga utvärderingskriterier kan vara ”IT-systemets användarvänlighet”, ”Kopiatorns energisnålhet”, ”Konsulternas tillgänglighet” etc. I funktionsupphand­lingar är utvärderingskriterierna inriktade på hur den föreslagna lösningen uppfyller en viss önskad funktion. Utvärderingskriterierna måste alltså inte i detalj ange vilka omständlig­heter som medför en viss poäng. Kom ihåg att utvärderingskriterierna inte får avse leverantörens, förmåga eller erfarenhet eftersom detta hör till kvalificeringsfasen (se förklaringstext till fråga 19). När det gäller utformning av utvärderingskriterium som avser referenser, se informationstexten till fråga 22.

24. Finns det en tydligt och förutsebar utvärderingsmodell?

Utvärderingsmodeller kan vara mycket enkla men också mycket svåra att utforma. Det beror bland annat på vad man upphandlar och hur många parametrar man vill värdera i utvärderingen. Utvärderingsmodellen bör vara enkel att förstå. Anbudsgivaren ska med ledning av utvärderingskriterierna, deras viktning och det sätt som anbuden kommer att poängsättas kunna förstå konsekvensen av att välja den ena eller den andra utformningen av sitt anbud. Utvärderingsmodellen måste också vara så utformad att det finns en vinnare i slutändan. Om flera anbud hamnar på samma poäng måste det därför framgå hur anbuden kommer att skiljas åt, t.ex. att vid lika poäng vinner anbud med lägsta pris. Kom ihåg att anbudsutvärderingen måste följa förutsättningarna i förfrågningsunderlaget. Det är alltså inte tillåtet att lägga till eller dra ifrån utvärderingskriterier eller ändra utvärderingskriteriernas viktning när anbuden utvärderas.

25. Ska upphandlingen efterannonseras?

Det finns en skyldighet att efterannonsera kontrakt som avser B-tjänster där värdet uppgår till minst tröskelvärdet (se LOU 15:23).