En viktig uppgift som faller på politikerna är att även sätta kvalitetskrav för verksamheten. Erfarenheten visar att kommuner och landsting som har upphandlat verksamhet - och därmed satt tydliga kvalitetskrav, infört systematisk uppföljning och utvärdering - uppnått en kvalitetshöjning i såväl den egna verksamheten som den upphandlade.
Vid en upphandling är förfrågningsunderlaget avgörande
Det är när förfrågningsunderlaget utformas som det finns möjlighet för politiker, användare och andra att påverka innehållet i den upphandlade tjänsten, snarare än när det slutliga avtalet skrivs. Det går inte att komma med de politiska kraven i efterhand. I upphandlingens uppdragsbeskrivning klargörs upphandlingens syfte, förutsättningar och omfattning.
Det är utformningen av förfrågningsunderlaget som lägger grunden för möjligheten att styra verksamheter som läggs ut på entreprenad, t.ex. hemtjänst, äldreboenden och vårdcentraler. Det är där det kan ställas krav på anbudsgivaren, och en tydlig kravspecifikation är en förutsättning för att också få det man önskar i en upphandling.
Läs mer om allmänt kring krav på förfrågningsunderlag och dess funktion i nedan länk.
Förfrågningsunderlag
Checklista förfrågningsunderlag enligt LOU
Lär känna marknaden
En bra upphandling förutsätter kunskap om marknaden. Det är viktigt att känna till vilka företag som finns på marknaden ¬- och vad de kan erbjuda. Utan kunskap om hur näringslivet ser ut är det svårt att ställa rätt frågor och därmed köpa rätt tjänster. Upphandlingen måste också utformas så att det blir möjligt för även små företag att delta.
I samband med införandet av valfrihetssystem, där brukarna får möjlighet att välja mellan olika alternativ, är det särskilt viktigt att politiker och tjänstemän behandlar alla utförare på ett likvärdigt sätt och att ingen gynnas.
Förutsättningarna skiljer sig kraftigt mellan olika kommuner och landsting och inte minst mellan olika delar av landet. När det i en storstadsregion ofta finns ett antal företag som erbjuder en viss typ av tjänster kan det i andra delar av landet vara omöjligt att hitta privata leverantörer inom vissa verksamheter. Även en dålig konkurrens inom ett område ställer till problem vid en upphandling. Att gå från ett offentligt monopol till ett privat är ingen bra lösning.
Nya förutsättningar för medarbetarna
För anställda i kommuner och landsting är det i dag inte ovanligt att den egna verksamheten utsätts för konkurrens genom t.ex. en offentlig upphandling. Det kan resultera i att verksamheten man arbetar inom går över till ett privat företag. De anställda erbjuds då anställning i det nya företaget. Om de anställda väljer att stanna kvar i kommunen eller landstinget kan det få till följd att arbetsbrist uppstår, och att det blir frågan om uppsägningar då någon motsvarande verksamhet inte finns kvar. Många kommuner hjälper medarbetare att starta egna företag och på så sätt konkurrera om verksamheter som läggs ut på upphandling. Så kallad avknoppning är ett sätt att bredda det lokala näringslivet och samtidigt ge tidigare medarbetare möjlighet att arbeta vidare med en verksamhet men i egen regi.
Uppföljning
Beslut om att införa nya driftformer - eller fortsatt drift i egen regi - kräver uppföljning som en del av processen. Uppföljning är grunden för ett förbättringsarbete där utgångspunkten är bättre verksamhet för den som använder tjänsterna. Det är viktigt att uppföljningen kopplas till de kvalitetskrav som har ställts.
Det är viktigt att t.ex. i förfrågningsunderlaget göra tydligt vad som ska följas upp under kontraktstiden. Ange hur uppföljningen ska ske, när och av vem. Upphandlade enheter (entreprenader) måste kunna följas upp med samma metoder och krav som motsvarande egna verksamheter. En bra uppföljning ger kunskaper och lärande till den egna organisationen.
Det är viktigt att fundera igenom vilka konsekvenserna ska bli om inte kraven uppfylls.
