Handlingar
Handlingar som upprättas eller inkommer till en kommunal eller landstingskommunal myndighet (nämnd eller kommunalt företag) är i de allra flesta fall att betrakta som allmänna handlingar. Begreppet allmänna handlingar är teknikneutralt. Bestämmelser om och definitioner av en allmän handling finns i tryckfrihetsförordningen 2 kap. 3 §. Allmänna handlingar som inkommer och upprättas måste registreras. Detta regleras i offentlighets- och sekretesslagen 5 kap.
Begreppet arkiv
Begreppet arkiv innebär en myndighets totala bestånd av allmänna handlingar. Arkivlagen reglerar hur allmänna handlingar ska redovisas, om arkivvård och gallringsbegreppet samt om arkivmyndigheterna och deras uppgifter.
Aktuella frågor
Nyheter och aktuella frågor som rör informations-, arkiv- och dokumenthantering publiceras i första hand på Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors hemsida (se länklistan). Här kan man bland annat ta del av förändringar i regelverk, rapporter och utredningar som rör verksamhetsområdet.
SKL har gett ut skriften E-förvaltning och informationshantering – att hantera, bevara och gallra elektroniska handlingar. Skriften kan hämtas som en pdf-fil. Skriften är framtagen genom samrådsgruppen.
Informationsfoldern Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag har uppdaterats och kan hämtas från Samrådsgruppens webbplats under Publikationer.
Samordnad upphandling av e-arkiv – projekt under 2012
Nu startar ett projekt som ska erbjuda kommuner, landsting och regioner möjlighet att anskaffa och implementera e-arkiv för att uppnå målen för eSamhället. Projektet ska resultera i en upphandling av e-arkiv och att ett ramavtal tecknas för att få ett förenklat och gemensamt förfarande. Mer information och en länk till projektdirektivet finns samlade i länklistan.
Tag även del av SKL:s övriga arbete med e-förvaltningsfrågor genom länk i länklistan. På Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors hemsida (se länklistan) kan du ta del av ytterligare information om detta arbete samt det projekt om e-diarium och e-arkiv som pågår på Riksarkivet.
Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor - råd om hantering, bevarande och gallring
SKL samverkar med Riksarkivet i frågor som rör hantering, bevarande och gallring av allmänna handlingar. På Samrådsgruppens hemsida hittar du information och råd om hantering, strukturering, bevarande och gallring av allmänna handlingar.
Samrådsgruppen ger bl a ut informationsfoldrar i olika frågor samt ger råd om bevarande och gallring genom skriftserien Bevara eller gallra. Det senast utkomna gallringsrådet i serien är Råd för kommuners, landstings och regioners utbildningsväsende (gallringsråd nr 2) som utkom i ny upplaga 2011. Observera att till vissa gallringsråd utges tillägg. Under 2011 utkom två tillägg som rör socialtjänst. Gallringsråd nr 1 om lednings- och stödprocesser (administration, ekonomi och personal) utkom i ny upplaga 2010.
Under förra året har även folder om allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala bolag uppdaterats. Foldern samt skriftserien Bevara eller gallra nr 1 och 2 kan hämtas på Samrådsgruppens hemsida under Publikationer eller via länklistan.
Råd om bevarande och gallring samt strategier för hantering av elektroniska handlingar ges genom skriften E-förvaltning och informationshantering – att hantera, bevara och gallra elektroniska handlingar som kan laddas ner eller beställas. Elektroniska handlingar som ska bevaras för en längre tid eller för alla framtid ska vara i ett standardiserat format för att kunna läsas och återskapas i en framtid. Den övergripande strategin är att det är informationen som bevaras och inte IT-verktyget. Elektroniska handlingars långsiktiga bevarande sker alltså utanför det ursprungliga systemet.
