Huvudregeln är att det inte finns något förbud för en ledamot att till stöd för minnet spela in sammanträdet där han/hon själv närvarar under inspelningen. Om det på grund av inspelningen skulle uppstå ordningsstörningar kan ordföranden med stöd av sin ordningsmakt be ledamoten att stänga av inspelningen. Om det i ett sådant läge blir diskussion bör ordföranden underställa frågan fullmäktige/nämnden för avgörande.
Vad som är ordningsstörning kan inte sägas generellt men det krävs antagligen mer än att en ledamot känner sig obekväm med själva inspelningen. Om apparaten i sig är störande kan vara tillräckligt.
I rättsfallet RÅ 1963 i 174 fastställde Regeringsrätten ett kommunfullmäktigebeslut om att vägra en ledamot att spela in fullmäktigesammanträdet.
I ett senare rättsfall 1977 ref 76 kom Regeringsrätten till motsatt slutsats avseende en ledamots inspelning på fullmäktigesammanträde med batteridriven kassettbandspelare. Regeringsrätten upphävde i det målet kommunfullmäktiges beslut att vägra bandupptagning. Ledamoten bör alltid begära att få göra en inspelning.
När det gäller hur det inspelade materialet får användas gäller följande.
Inspelningen är inte en del av protokollet eller myndighetens handlingar utan ledamotens eget material. Ledamoten ansvarar för databäraren. Om han/hon efter sammanträdet spelar upp materialet för andra än ledamöterna/ersättarna och om det innehåller sekretessbelagda uppgifter kan ledamoten ha gjort sig skyldig till tystnadspliktsbrott enligt 20 kap. 3 § brottsbalken.
I allmänhet sker ingen del av förhandlingen i fullmäktige inom stängda dörrar men det kan undantagsvis bli aktuellt på grund av föredragning av sekretessbelagt material. I nämndernas verksamhet förekommer, i större eller mindre omfattning beroende på verksamhet, hantering av sekretessbelagda uppgifter. När en nämnd handlägger frågor i vilka förekommer sekretessbelagd information sker det alltid inom stängda dörrar.
När det gäller inspelningar av nämndsammanträden på vilka handlagts ärenden som innehåller sekretessbelagda uppgifter bör ordföranden vara särskilt uppmärksam och erinra om tystnadspliktens betydelse. Om en ledamot gjort en inspelning på ett sådant sammanträde, och lämnat vidare sekretessbelagda uppgifter, av slarv eller uppsåtligen, så bedömer vi att ordföranden kan kräva att inspelningar ej vidare får ske vid handläggning av sådana ärenden. Myndigheten har ett intresse av att så långt som möjligt hindra att sekretessbelagda uppgifter sprids till obehöriga.
Om ledamoten spelar in sammanträdet på en digital databärare, t.ex. diktafon på en mobiltelefon eller en hårddisk, så blir, om materialet innehåller personuppgifter, personuppgiftslagen (PuL) tillämplig. Om materialet används enbart för privat bruk, dvs. "behandling av personuppgifter som en fysisk person utför som ett led i en verksamhet av rent privat natur", så medför PuL inga hinder för behandlingen. Om uppgifterna däremot ska användas/avlyssnas inom partigruppen, fullmäktigegruppen eller läggas ut på Internet eller på annat sätt användas för något annat än rent privata syften så kan PuL innebära hinder för sådan hantering.
När det gäller behandling av personuppgifter i ostrukturerat material, som det oftast är fråga om med digitala ljudupptagningar, gäller den restriktionen att behandlingen inte får innebära en kränkning av den registrerades personliga integritet enligt 5 a § PuL. Omständigheter som kan medföra att kränkning uppkommer kan vara bl.a. om materialet innehåller känsliga personuppgifter enligt 13 § PuL eller personuppgifter om begångna brott eller administrativa frihetsberövanden gällande enskilda individer, 21 § PuL.
Frågan om huruvida kränkning uppstår eller inte i det enskilda fallet beror på en sammanvägd bedömning av personuppgifternas art, i vilket sammanhang uppgifterna förekommer, för vilket syfte de behandlas, vilken spridning uppgifterna fått eller kan befaras att få, samt vad behandlingen kan leda till.
Om materialet spelas in på en analog bandspelare (rullband, kassett) gäller inte PuL.
