Aktuella frågor
Aktuella frågor inom arkiv- och dokumenthantering publiceras i första hand på Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors hemsida.
Cirkulär från SKL: Cirkulär 09:44 om hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler (se bifogad pdf-fil).
Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor
SKL samverkar med Riksarkivet i frågor som rör hantering, bevarande och gallring av allmänna handlingar. Genom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor främjas "samverkan mellan stat och kommuner och landsting inom arkivområdet, till gagn för utvecklingen av arkivfrågor" (ur samrådsgruppens arbetsordning).
På Samrådsgruppens hemsida hittar du information och råd om hantering, strukturering, bevarande och gallring av allmänna handlingar.
Skriftserien Bevara eller gallra
Genom samrådsgruppen utarbetas bland annat skriftserien "Bevara eller gallra" - gallringsråd" som tar upp frågor kring hanterig, bevarande och gallring av handlingar inom kommunal och landstingskommunal verksamhet.
Råden har tidigare endast getts ut som tryck. De senast utkomna råden finns även som nedladdningsbara pdf-filer. En förteckning över samtliga gallringsråd och mer information om skriftserien hittar du på Samrådsgruppens hemsida under avsnitt Gallringsråd för kommunala verksamheter. Delar i skriftserien går att beställa från SKL:s trycksaksbeställning eller ladda ned från Samrådsgruppens hemsida.
De senast utkomna råden är:
- Råd för lednings- och stödprocesser hos kommuner, landsting och regioner - gallringsråd nr 1 (2010)
- Råd om bevarande och gallring av handlingar hos kommunernas miljö- och hälsoskyddsverksamhet - gallringsråd nr 8 (2008)
- Råd om bevarande och gallring av handlingar hos smittskyddsenheter - gallringsråd nr 12 (2008)
Råden kan användas som underlag och vägledning för kommuners och landstings egna gallringsbesut samt för att upprätta dokumenthanteringsplaner. Observera att det finns tillägg till vissa råd. Bland annat till råd nr 5 (socialtjänst) och till råd nr 9 (överförmyndare).
Begreppet allmänna handlingar
Handlingar som upprättas eller inkommer till en kommunal eller landstingskommunal myndighet (nämnd eller kommunalt företag) är i de allra flesta fall att betrakta som allmänna handlingar. Begreppet allmänna handlingar är teknikneutralt. Bestämmelser om och definitioner av en allmän handling finns i tryckfrihetsförodningen 2 kap. 3 §. Allmänna handlingar som inkommer och upprättas måste registreras. Detta regleras i offentlighets- och sekretesslagen 5 kap.
Begreppet arkiv innebär en myndighets allmänna handlingar. Arkivlagen reglerar hur allmänna handlingar ska redovisas, om arkivvård och gallringsbegreppet samt om arkivmyndigheterna och deras uppgifter.
Allmänna handlingar och IT
De flesta allmänna handlingar i dag är elektroniska. Vid bevarande av elektroniska handlingar krävs speciella åtgärder. Handlingar ska bevaras i ett standardiserat format för att kunna återskapas i framtiden. Det betyder att informationen bevaras utanför det ursprungliga systemet.
Läs mer om detta i broschyren Allmänna handlingar och IT, som kan hämtas från Samrådsgruppens hemsida.
Flera kommuner och landsting har utarbetat egna rutiner för hantering och leveranser av elektroniska handlingar.
Exempel kan du hitta på Stockholms stadsarkivs hemsida under Tillsyn och rådgivning/Vägledningar.
Genom olika projekt och nätverk kan flera samverka för att nå framgång. Samverkan sker t.ex. inom KOMSAM, ett nätverk bestående av nio kommuner i Västsverige. Du kan ladda ned KOMSAM:s rapport (se bifogad pdf-fil).
REDA-projektet är ett samarbetsprojekt med deltagare från både kommunala och statliga myndigheter inom Region Skåne. Projektet har undersökt förutsättningar för ett regionalt elektroniskt arkiv. Projektet har tagit fram den så kallade REDA-modellen som bygger på OAIS-standarden, men med vissa anpassningar.